Глава 2. Состав и виды кадровой документации

Кадровая документация подразумевает широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы.

Наиболее многочисленными группами кадровых документов являются распорядительные документы по личному составу и учетные документы по кадрам.

Приказы по личному составу могут быть индивидуальными, то есть содержать информацию только об одном сотруднике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.

Приказы (распоряжения) готовятся на основании распоряжений руководителя предприятия, организации, учреждения, докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, подписанного контракта, решения конкурсной комиссии, документов, предусмотренных законодательством.

Тексты приказов по личному составу, за исключением отдельных случаев, не имеют констатирующей части и глагола "приказываю", как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, предоставить отпуск, командировать и т. д.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (ученая степень, звание, специальность, разряд), наименования структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ Украины.

При приеме на работу указываются условия приема: на временную работу (с... по...), по переводу, по совместительству, с испытательным сроком (его продолжительность). Обязательно указывается установленный размер и форма оплаты труда (оклад, тарифная ставка).

При переводе работника на другую работу или должность в приказе указывается предыдущая должность (работа), а также новая должность и подразделение (место работы), вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), условия оплаты труда.

При увольнении указывается причина увольнения согласно статье КЗоТ.

При предоставлении отпуска в приказе определяется вид отпуска, его продолжительность, дата начала и окончания.
В приказе о командировке указывается дата и продолжительность командировки, место, куда направляется работник, наименование предприятия.

После текста распорядительной части в приказе делается ссылка на письменное основание данного распорядительного действия (заявление, докладная или объяснительная записка).

Проект приказа в случае необходимости согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия.

Однако на практике многие предприятия и организации с небольшим числом работающих оформляют приказы на отдельных листах формата А4. При их подготовке следует руководствоваться указанными выше требованиями.

После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге регистрации приказов (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).

Для удобства накопления и поиска, различных по содержанию кадровых приказов, в их нумерацию можно вводить идентифицирующие буквенные обозначения. Например, к порядковому номеру приказа о движении кадров (приеме, переводе, увольнении, изменении кадровой информации) прибавляется буква "К" (№ 12-К); в приказах об отпусках -"КО"; о командировках - "КК"; о поощрении - "КП".

Оригиналы приказов хранятся в отдельной папке в хронологическом порядке.

В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.

Приказы, книги или карточки регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по истечении 40-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в Госархив.

На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки. Они необходимы для анализа состава и учета движения кадров.

Заполняется личная карточка работником отдела кадров, инспектором по кадрам или лицом, которому приказом руководителя вменено в обязанность ведение кадрового делопроизводства, в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или печатными средствами.

Заполнение личной карточки.

Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений.

На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, номер личной карточки (тот номер, под которым учтена трудовая книжка работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним), табельный номер, а в графе "Алфавит" - начальная буква фамилии работника.

Раздел I . Общие сведения

В раздел I "Общие сведения" заносятся биографические и учетные данные работника. Ниже приводятся разъяснения по заполнению отдельных пунктов.

После заполнения раздела I личной карточки принятый на работу ставит свою подпись и дату ее заполнения.

Раздел II . Сведения о воинском учете

Раздел II личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется на военнообязанных и призывников в соответствии с Инструкцией по учету военнообязанных, которую кадровая служба или работник, ответственный за кадровое делопроизводство, получает в районном (городском) военкомате по месту нахождения предприятия. Данные для заполнения берутся из военного билета работника.

На оборотной стороне личной карточки помещены раздел III "Назначения и переводы", раздел IV "Отпуска" и раздел V "Дополнительные сведения".

Раздел III. Назначения и переводы

Первая запись в разделе III производится при оформлении работника на работу в соответствии с приказом. В дальнейшем здесь указываются переводы на другую работу, изменение должности, квалификации, размера должностного оклада.

С каждой записью о назначениях, перемещениях и увольнении работника ознакамливают под расписку в последней графе раздела III личной карточки. Все записи из этого раздела переносятся в трудовую книжку работника.

Раздел IV. Отпуска

В раздел IV заносятся все виды отпусков -основного, дополнительного, без сохранения заработной платы - с указанием вида отпуска, за какой период он предоставляется, даты начала и даты окончания отпуска со ссылкой на номер и дату приказа о предоставлении отпуска.

Раздел V. Дополнительные сведения

В разделе V "Дополнительные сведения" записываются сведения, которые отсутствуют в других учетных документах, например работа по совместительству, результат аттестации, наличие второй специальности, правительственных наград и т. д.

В этом же разделе ведется учет работников, обучающихся на заочных отделениях в высших и средних специальных учебных заведениях, посредством записи названия учебного заведения и специальности, по которой работник получает образование. После окончания работником учебы вносятся изменения в пункт 4 "Образование" раздела I.

Личные карточки на работников аппарата управления нумеруются соответственно номерам в штатно-должностной книге.

После увольнения работника его личная карточка хранится в кадровой службе в отдельной картотеке в алфавитном порядке в течение двух лет, затем подшивается в дело и сдается в архив предприятия, учреждения, организации, где хранится 75 лет.

Формирование личного дела

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принимается работник, специфики его трудовой деятельности и т. п.

Кроме вышеперечисленных в личное дело могут включаться и другие документы, предоставляемые при приеме на работу некоторыми категориями специалистов, например:
- список научных трудов и изобретений;
- выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания участников общества с ограниченной ответственностью (для руководителей, которые утверждаются собранием участников ООО) и др.

В то же время в личное дело не включаются приказы (распоряжения) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации и стажировку.

Внутренняя опись документов

Внутренняя опись заполняется при первичном оформлении личного дела. Последующие записи в ней осуществляются при внесении в личное дело дополнительных документов.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов дела их индексы, заголовки, даты. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Опись составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При заполнении личного листка работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в соответствии с записями в паспорте, трудовой книжке, военном билете, документах об образовании.

Обращаем внимание на отдельные графы личного листка по учету кадров, при заполнении которых часто имеют место неправильные формулировки

При заполнении пункта 5 "Образование" используются формулировки "начальное", "неполное среднее", "средне специальное", "незаконченное высшее", "высшее" - в соответствии с документом об образовании, представляемым работника.

Лицами, которые имеют высшее незаконченное высшее или среднее специальное образование, заполняется таблица установленной формы. При этом наименование учебного заведения и его местонахождение, наименование факультета или отделения, специальность указываются в соответствии с записью в документе об образовании.

Пункт 9 "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" заполняется на основании записей в трудовой книжке. Если трудовой деятельности работника предшествовала учеба в высшем или среднем специальном заведении, в профтехучилище и т. п., то этот период также отмечается в данной графе.

При заполнении пункта 13 "Семейное положение" личного листка используются следующие формулировки "женат (замужем)" "разведен (а)", "вдовец (вдова)" "холост (не замужем)". После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Необходимо указать фамилию, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.

Принимая от поступающего на работу личный листок по учету кадров, работник кадровой службы должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами

На практике оформляемым на работу часто предлагают заполнить анкету - документ, аналогичный личному листку по учету кадров. В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например гражданство (если изменяли, то когда и по каким причинам). В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и работником кадровой службы

Автобиография

В некоторых предприятиях поступающим на работу предлагают написать автобиографию.

Автобиография содержит краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Составляется автобиография в произвольной форме. Особое внимание при ее составлении следует обратить на вопросы, которые не нашли детального отражения в личном листке по учету кадров

Копии документов

В личное дело помещают также заверенные в установленном порядке копии документов:
- об образовании;
- об утверждении в должности (например, копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица);
- приказа о приеме на работу.

Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него, в которой сохраняются реквизиты бланка приказа и добавляются слова "Выписка из ", дата подписания приказа, его номер и заголовок к тексту. Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя организации, подписавшего подлинник приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказов аналогично заверению копий.

В правом верхнем углу копии документа проставляется слово "Копия", а ниже реквизита "Подпись" - заверяющая надпись "Верно", дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. В случае необходимости подпись удостоверяется печатью.

Трудовые контракты, заключаемые с работниками, также могут входить в состав личного дела. При этом помещаемый в личное дело экземпляр контракта должен быть полностью оформлен, подписан руководителем и работником, заверен печатью.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Нельзя вносить какие-либо изменения или дополнения непосредственно в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления личного дела.

Для фиксирования изменений в трудовой деятельности и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты) служит такой документ как дополнение к личному листку по учету кадров.

Он включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений и дополнений, которые оформлены в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.

Во втором разделе отражаются сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника: семейном положении, месте жительства, образовании, квалификации, знании иностранных языков и т. п.

При этом все вносимые изменения и дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами (приказами по личному составу, изданными на основании документов выданными соответствующими госучреждениями, учебными заведениями, ВАК и др.).

Работники кадровых служб обязаны своевременно вносить информацию об изменениях учетных данных в дополнение к личному листку по учету кадров

Ведение личных дел

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку установленного образца. На ее обложке указывается порядковый номер, который соответствует номеру в штатно-должностной книге.

Личные дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям согласно штатному расписанию.

Круг лиц, допущенных к ознакомлению с личными делами сотрудников, определяется руководителем предприятия, организации, учреждения. Разрешение руководителя предприятия необходимо также для передачи личных дел в другие организации по их мотивированным запросам.

О выдаче (пересылке) личных дел делается отметка в специальном журнале или контрольной карточке. В этих документах указывается: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в кадровую службу. Для высланных дел указывается: дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возврата дела.

Личные дела хранятся в отделе кадров, у инспектора по кадрам или у лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в сейфе или специальном шкафу как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, - на руководителя организации.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение.

Штатно-должностная книга, составляется на основании штатного расписания. В отличие от последнего в ней указывается не общее количество штатных единиц, а какое количество этих единиц занято.

Штатно-должностная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью.

Вместо штатно-должностной книги можно вести штатно-должностной список по той же форме, что и должностная книга.

При небольшом количестве работающих удобно вести алфавитную книгу личного состава, в которую вносятся все работники в разрезе структурных подразделений или категорий персонала.

Кроме фамилии, имени и отчества работника в алфавитной книге указывается номер личного дела, личной карточки этого работника, место работы, номер приказа о назначении, переводе на другую работу, общий трудовой стаж и номер приказа об увольнении.

Как и все учетные книги, алфавитная книга нумеруется, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью.

На предприятиях, в организациях и учреждениях с большим количеством работающих целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.

Типовая форма П-3 "алфавитная карточка" утверждена Приказом Минстата Украины № 253. В отличие от алфавитной книги, картотека алфавитных карточек ведется на всех работающих в целом и карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке.

График ежегодных отпусков составляется на предприятиях, в организациях и учреждениях перед началом каждого года в соответствии со ст. 79 КЗоТ. Данной статьей и Законом "Об отпусках" № 504/96-ВР от 15.11.96 г. не установлен срок утверждения графиков предоставления отпусков.

Однако, как уже говорилось ранее, в Украине продолжают действовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций.

Пункт 20 Типовых правил предусматривает, что графики отпусков составляются на каждый рабочий год не позднее 5 января.

При составлении графика учитываются интересы производства и личные интересы работников. Проект графика отпусков готовит отдел кадров, инспектор по кадрам или работник, которому поручено ведение кадрового делопроизводства, согласовывая его предварительно с руководителями структурных подразделений.

Если на предприятии есть профком, то график отпусков согласовывается также с профкомом. В дальнейшем он утверждается руководителем и вывешивается на видном месте для общего ознакомления.

Книга учета отпусков содержит данные обо всех видах отпусков, предоставляемых работникам.

В Книгу учета по форме П-9 вносятся все операции, связанные с получением и выдачей бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

В соответствии с пунктом 3 Постановления Кабинета Министров Украины № 301 от 27.04.93 г. "О трудовых книжках работников" бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

В Книге учета по форме П-10 регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные - при увольнении, с указанием серии и номера.

При увольнении делается отметка о выдаче работнику трудовой книжки, о чем он должен расписаться в соответствующей графе.

Книги учета по формам П-9 и П-10 должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью предприятия.

К учетным документам по кадрам относятся также документы учета использования рабочего времени.

В зависимости от масштабов предприятия и численности работников табельный учет в разрезе структурных подразделений может осуществляться табельщиком, инспектор по кадрам или лицом, назначенным приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.

Эти работники ведут табельный учет времени фактического пребывания работников на предприятии или в его структурных подразделениях, осуществляют контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, а также - за своевременным представлением работниками листков временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих уважительность причин их отсутствия на рабочем месте.

Готовят и представляют руководству организации табель, содержащий сведения об отработанном времени, в том числе - сверхурочном, нарушениях трудовой дисциплины и т. д.

Табель представляет собой именной список работников, в разрезе структурного подразделения или организации в целом, систематизированный по табельными номерами или в алфавитном порядке.

Табель составляется за 2 - 3 дня до начала расчетного периода.

Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации или путем регистрации отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Табель подписывается табельщиком и руководителем структурного подразделения. Далее он утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию.

На предприятиях с небольшим количеством работников может применяться упрощенный табель учета рабочего времени, составленный на основании типовых форм.

В обязанности табельщика, инспектора по кадрам или лица, ответственного за кадровое делопроизводство, входит также и оформление листков временной нетрудоспособности. На обратной стороне листка нетрудоспособности есть два раздела: первый раздел заполняется табельщиком и передается в отдел кадров; второй раздел заполняется отделом кадров. Но если на предприятии, в организации, учреждении нет отдела кадров, то оба раздела заполняет лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

Предприятия, учреждения, организации и их обособленные подразделения, независимо от форм собственности и организационно - правовых форм хозяйствования, обязаны представлять органам государственной статистики и центрам занятости соответствующие формы отчетности.

В соответствии с приказом Государственного комитета статистики Украины № 224 от 21.07.2003 года предприятия представляют в органы государственной статистики следующие формы отчетности:

1. годовые:
- "Отчет о количестве работников, их качественном составе и профессиональном обучении" ф. № 6-ПВ;
- "Отчет о количественном и качественном составе государственных служащих и должностных лиц местного самоуправления, занимающих должности руководителей и специалистов" ф. № 9-ДС.

2. текущие:
- "Отчет по труду" ф. № 1-ПВ (срочная - месячная);
- "Отчет по труду" ф. № 1-ПВ (срочная - квартальная);
- "Отчет об использовании рабочего времени" ф. № 3-ПВ (срочная - квартальная).

Ниже в таблице приведена информация о сроках представления указанных форм отчетности и особенностях их заполнения.

В соответствии с приказом Государственного комитета статистики Украины № 244 от 06.07.1998 года все предприятия, помимо отчетности, представляемой в органы государственной статистики, должны представлять следующие формы отчетности в центр занятости:
- "Отчет о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) и потребности в работниках" ф. № 3-ПН (месячная);
- "Отчет о высвобождении работников" ф. № 4-ПН (по необходимости).

Ниже в таблице приведена информация о сроках представления указанных форм отчетности и особенностях их заполнения.

• Нравится
• Tweet
•